BRèVE N°5 D'EVOLU6 :  Oser parler de soi et se réguler entre collaborateurs !

Les bénéfices des Groupes de Partage et d'Expression (GPE):

J’ai eu la chance de solliciter une connaissance pour réaliser un ‘interview-bilan’ sur sa pratique en groupe de régulation, que moi je nomme Groupe de Partage et d'Expression (GPE). Cette personne a mis en place ces ateliers dans 2 services d’une collectivité territoriale du Grand-Est depuis fin 2018.

En résumé voici les bénéfices qu'elle évoque :

            « Tout d’abord je me demande pourquoi on n’a pas mis ce type de pratique en place plus tôt ; 

Dans mon service, l’équipe a développé des aptitudes relationnelles fortes. L’authenticité présente dans le groupe durant ces temps de régulation, permet à chacune d’entre nous d’exposer ses émotions ou tensions, en se sentant entendue et soutenue.

La cohésion et la productivité est indéniablement accrue ! Les membres d’autres services, surpris de voir l’évolution de notre équipe, vont même jusqu’à dire : "quand on vous voit travailler ensemble, ca donne envie !"

Il est très intéressant de solliciter un coach-facilitateur pour lancer la dynamique et nous rendre autonome pour la suite. J’y vois plus d’avantage que de l’analyse de pratique, réalisée classiquement. 

Aujourd’hui, il m’est important de prioriser cette demi-journée mensuelle, par rapport à d’autres impératifs urgents qui pourraient empêcher sa réalisation : un vrai temps de pause pour moi entre collègues. 

Il faudrait même en faire la proposition dans toute l’organisation ! »

La suite du contenu de l'interview :

Comment la création de ces groupes de régulation s’est passée ?

Il s’agissait avant tout d’un constat des chargés de recrutement et des responsables de service : une fatigue professionnelle et lassitude ! Nous avons commencé par recenser nos divers besoins et nécessités :

• débriefer entre chargé de recrutement

• évoquer ce qui se passe dans le relationnel et l'émotionnel individuel

• échanger et mieux se connaitre pour mieux collaborer

• prendre du recul, faire une pause avec un regard extérieur

C’est alors que nous avons décidé de solliciter un coach professionnel externe pour démarrer le groupe fin 2018. Notre attente de sa part était de nous :

• transmettre les éléments essentiels d'animation d'un groupe d'échange

• bénéficier du point de vue et d'expérience extérieur à notre organisation

C'est quoi un groupe de régulation ?

Il s'agit d'un temps (durée 3H), régulier (toutes les 4 à 6 semaines) où des collaborateurs se retrouvent en dehors de leur environnement de travail habituel pour :

• parler de toutes les questions non-techniques

• partager leurs regards ou les questions d'autres collaborateurs

• émettre des pistes d’améliorations internes dans le fonctionnement du service

Pour moi, c'est un vrai temps de travail qui sert aux équipes pour ensuite produire mieux ; un espace de vie de groupe hors notre environnement de production !

Quels ont été les freins au départ ?

• l’appréhension par rapport au regard de l’autre et à parler en groupe :

• • devant les collègues

  • devant des membres 'supérieurs' hiérarchiquement

• la difficulté d’oser la parole vraie, authentique :

• • évoquer nos émotions ; qui sont souvent mises de côté socialement et professionnellement

  • la crainte de faire des demandes et de recevoir des réponses pourraient décevoir ou générer des tensions.
    

Quelles différences fais-tu entre un groupe régulation et l’analyse de pratique (APP) ?

L’analyse de pratique est plutôt réalisée par des psychologues. On y évoque des situations avec des usagers (généralement d'un environnement social ). Des solutions techniques ou psychologiques sur le métier peuvent être apportées.

Dans nos groupes de régulation sont évoqués des situations de vie interne au service, avec des profils de métiers souvent différents, sans objectif de solution technique mais avec l’ambition de partager des points de vue et de trouver des solutions ensemble sur les situations évoquées.

Comment ça s’est déroulé durant vos 8 mois d’accompagnement par le coach professionnel ?

L’intervenant nous a permis le lancement d'une dynamique : définition du cadre de travail, validation du code déontologique et du contrat entre nous, membres du groupe.

Sa présence au démarrage de la constitution du groupe nous a permis de modéliser les processus par notre vécu. Cela a favorisé l’intégration via notre propre expérimentation !

 L’intérêt d'avoir recours un profil de coach professionnel c’est par exemple :

• L’apport en outils relationnels

• Sa position de recul ou type supervision

• Sa faculté à proposer un environnement sécurisé :

• • S'autoriser et favoriser l'expression libre des émotions et sentiments

  • s'adresser directement à la personne concerné avec un meilleur formalisme verbal

Quels premiers résultats avez-vous perçus dans le concret du service ?

• la croissance d’intimité dans lien entre collaborateurs

•     la transformation de la notion de concurrence entre collègues vers une collaboration fluide et confiante ;

•         un apport et des ouvertures de pistes sur des questions managériales

A l’issue des 6 sessions d’une ½ journée,  vous en étiez où ?

Nous avions tous et toutes un élan pour continuer. La confiance ayant grandie, nous avons décidé de maintenir ces espaces de régulation en autonomie. Le coach sera uniquement sollicité un fois par an pour faire un bilan de notre pratique.

Et comment votre projet de groupe de régulation en autonomie a été proposé et accueilli par la direction ?

Nous sommes passé par l’écriture de notre projet d'animation en autonomie. Un mini-cahier des charges a été formalisé :

• Déterminer le temps accorder à cette action (1/2 journée toutes les 6 semaines)

• fournir brièvement un ordre du jour et  un reporting final

• définir les rôles, le cadre déontologique et l'engagement de chacun des parties

La direction a fait le choix de nous suivre dans notre projet. Son soutien fût important car il s’agit pour eux d’un investissement : libérer 3H toutes les 6 semaines un groupe de cadre !   

Après 1 an de réalisation, quels sont les bénéfices que vous y avez trouvés ?

en interne pour la hiérarchie :

• plus d'autonomie dans les propositions d'actions et de solutions

• une meilleure confiance entre les 2 niveaux hiérarchiques

individuellement :

• une meilleure connaissance de soi, confiance en soi

• une facilité dans l’expression des émotions chargées ou des tensions ressenties

• enrichissement avec des partages d'outils d'animation ou autres

en externe, les usagers :

• ils observent une cohésion et une efficacité améliorée

les autres services

• ils nous font la remarque :  « quand on vous voit travailler, ça donne envie ! »

pour le groupe :

• autonomie dans l'animation et la régulation

• confiance en chacun(e)

• une prise de recul efficace :

• • mieux savoir sur quoi chacun(e) est acteur / responsable ou non

  • maitriser nos actions, les impacts et nos décisions

  • ajuster nos sollicitations faites aux collègues (notion de gestion du temps et des priorités)

  • mieux savoir où trouver des ressources

entre les membres

• cohésion d'équipe

• légitimité

• favorise la sollicitation plus régulière des collaborateurs dans des dossiers  techniques

• feedback et partage d'avis entre pairs

Quels retours peux-tu faire sur la rentabilité de ces groupes de régulation ?

Si l'on compare à une formation professionnelle pour développer et acquérir ces aptitudes relationnelles (soft-skills), collaborateurs et direction sont largement gagnants !

Nous y avons retenu un gain immatériel sur tous les aspects de vie professionnelle, par rapport au temps et l’argent investi depuis le départ !